Cómo repensar los espacios de trabajo y la integración de los grupos

El trabajo a distancia ganó el centro de la escena durante la pandemia y todo parece indicar que se consolida como un paradigma perdurable. Si bien en Making Sense llevamos muchos años conformando equipos remotos y distribuidos, nunca antes había quedado tan claro que el principal punto de colaboración entre sus integrantes es el espacio virtual. 

La Encuesta de oficinas y presencialidad llevada a cabo por el Polo IT de Buenos Aires en junio de este año entre 300 empresas del sector detectó que creció el número de oficinas con menos de 150 metros cuadrados (38% versus 32% en 2019) al tiempo que disminuyeron la de más de 500 metros cuadrados (13% contra 20% de hace tres años). Un 53% de las empresas encuestadas tiene más del 50% de sus instalaciones sin uso.

Números que remarcan el desafío al que nos enfrentamos: hoy el encuentro “físico” entre los equipos resulta difícil. Incluso cuando se desarrollan, como en nuestro caso, actividades de encuentro presencial, ocurre que alguien que está trabajando en Venezuela difícilmente se conozca cara a cara con alguien que se desempeña en Colombia, Argentina o Uruguay.

La hora de las nuevas buenas prácticas

Uno de los principales dolores sin resolver en este nuevo escenario es la sobrecarga de reuniones: antes se juntaban dos personas y luego transmitían al resto las conclusiones. Hoy las videollamadas son omnipresentes y todos parecen tener que participar y estar al tanto de todo: un dilema que se debe trabajar tanto desde la organización como desde cada uno de los colaboradores.

Buenas prácticas previas a la pandemia, como generar un encuentro con todos los miembros de un equipo antes del inicio del proyecto, ya no tienen lugar en este mundo virtualizado. Por eso, las áreas de Recursos Humanos y los líderes de cada uno de los equipos, tenemos el desafío adicional de producir estímulos cotidianos que ayuden a producir engage y sentido de pertenencia de manera continua. 

Estrategias de conexión interpersonal que reemplacen esa charla junto a la máquina de café o ese intercambio informal que se daba entre quienes ocupaban escritorios contiguos y que no se produce de manera natural en el universo online.

Repensar los espacios

Las oficinas que quedaron vacías en la pandemia vuelven a llenarse, pero ya no con los escritorios como protagonistas: durante la pandemia, quién más quién menos todos pudieron configurar un escritorio en sus casas para trabajar allí. 

Hoy la idea es crear nuevos espacios de encuentros: sitios para estimular la conversación, la posibilidad de compartir, la ideación y también la conexión con compañeros que se unan de manera remota para configurar un ambiente híbrido. Una suerte de ámbito de coworking que estamos mejorando en nuestras instalaciones y que busca atender una de las mayores demandas de nuestros colaboradores: la posibilidad de establecer vínculos sociales.

La oficina era un gran símbolo de cultura organizacional, una representación de la marca en sí misma al momento de entrevistar nuevos candidatos…hoy hay que reconstruirla en nuevos espacios virtuales: por ejemplo, convirtiendo a cada colaborador en un embajador, que pueda difundir en sus propias redes qué pasa en la organización, qué beneficios provee, cómo se maneja el bienestar de las personas, con qué tecnologías se trabaja, de qué manera se impulsa el desarrollo de carrera de cada una de las personas o qué importancia se le da a la diversidad y la inclusión.

Igual de importante resulta generar comunidades internas para que cada integrante de la organización tenga un panorama general de la cultura y de las oportunidades que ofrece Making Sense y cómo se puede vivir una experiencia parecida a “cambiar de trabajo” (por ejemplo, a partir de conocer un nuevo cliente, herramientas diferentes, otro tipo de liderazgo) manteniéndose en el mismo lugar y bajo el paraguas cultural y de valores de la organizaciòn

La importancia de los liderazgos

Los líderes juegan un rol fundamental en esta reconfiguración: a diferencia de lo que ocurría en la era previa, hoy ya no puede echar un vistazo a su equipo ni cruzarse en los pasillos con sus colaboradores para tener una visión general de la situación y de los comportamientos del día a día. Hoy necesita generar ad hoc los espacios de vínculo y de charla, a través de un rol más presente y centrado en las personas, con reuniones frecuentes con los colaboradores para escucharlos, momentos para que el equipo se vincule sin presiones laborales y otras estrategias que permitan recuperar parte de la conexión perdida. También el nuevo liderazgo debe estar basado en la confianza, promover la autonomía y permitir el error para liberar la innovación.

La urgencia por enviar a la gente a trabajar de manera remota impidió en un principio desarrollar mejores prácticas y generar una uniformidad. Es un trabajo que está en proceso y que se construye día a día en base a la experiencia acumulada. ¿El objetivo? Un ambiente laboral cohesivo, apoyado en una cultura y orientado a un propósito que genere bienestar, conexión y sentido de pertenencia, independientemente de dónde trabaje cada persona.

Por: Agustina Guerreiro

Directora de Recursos Humanos de Making Sense.

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